Die Lagebesprechung ist ein zentrales Element in der Stabsarbeit und sollte stets einem festen Muster folgen. Während einer Lagebesprechung ruht die Stabsarbeit weitestgehend. Lediglich die Fernmeldebetriebsstelle sowie der Sichter arbeiten während der Zeit. In der Fernmeldebetriebsstelle werden keine Telefonate in den Stabsraum weitervermittelt. Auch der Sichter „stört“ die Lagebesprechung nur wegen einer Meldung mit der Vorrangstufe „Blitz“. Ansonsten warten die Meldungen auf die Verteilung, und zwar unabhängig ob mit einer Software oder dem analogen Meldewesen gearbeitet wird. Daher sollten solche Unterbrechungen auch nicht länger als 10-15 Minuten dauern.
Lagebesprechungen werden mit ausreichend zeitlichem Vorlauf angekündigt. Im Regelfall wird eine Lagebesprechung mit der Ankündigung der nächsten Lagebesprechung beendet. Vor dem Beginn bereiten sich die Sachgebiete sowie die Fachberater und Verbinder vor und planen kurz den jeweiligen Beitrag. Hier gilt der Grundsatz kurz, knapp und präzise. Ebenso ist eine Unterscheidung zwischen Fakten, Vermutungen und Fragestellungen deutlich hervorzuheben. 5 Minuten vor dem Beginn erinnert der Leiter Stab mit einem kurzen Glockensignal an den Beginn.
Der Leiter des Stabs eröffnet dann mit einem bekannten Glockensignal (2x Klingeln) die Lagebesprechung und erteilt dem Sachgebiet 2 das Wort für den Lagevortrag. Die Moderation der Lagebesprechung sollte beim Leiter des Stabs oder dem S3 liegen. Nach dem Sachgebiet 2 folgen die Sachgebiete 1,4,5 und 6. Anschließend bekommen die Fachberater und Verbinder das Wort. Den Abschluss bildet der Vortrag des Sachgebiets 3. Wenn der Leiter des Stabs etwas sagen möchte, bekommt er als Letzter die Möglichkeit und beendet dann auch die Lagebesprechung. Rückfragen sind zulässig, wenn sie zum Verständnis dienen. Diskussionen finden in diesem Rahmen nicht statt. Das passiert im Nachgang im relevanten Personenkreis. Der Leiter Stab ist dafür dann verantwortlich.
Stäbe können den Ablauf der Lagebesprechung natürlich anpassen, sollten sich aber stets an den Grundsätzen orientieren.
Abhängig von der Situation und der Dynamik können Lagebesprechungen in unterschiedlichen Intervallen durchgeführt werden. Die Entscheidung dazu obliegt dem Leiter Stab.
Gründe für eine Lagebesprechung können vielfältig sein. Die reine Besprechung zum Informationsaustausch, der Beginn des Schichtwechsels oder die Unterrichtung es Besuchers. Bei wichtigen und umfangreichen Entscheidungen kann eine Lagebesprechung ebenfalls der Auftakt einer gemeinsamen Entscheidungsfindung sein. Man sollte mit der Ansetzung aber nicht zu leichtfertig umgehen, da stets die Arbeit des gesamten Stabs unterbrochen wird.